Personel Belgelendirme Süreci

PERSONEL BELGELENDİRME SÜREÇ PROSEDÜRÜ

PERSONEL BELGELENDİRME SÜREÇ PROSEDÜRÜ

 

1.      AMAÇ VE KAPSAM

 

TSE-PB Müdürlüğüne personel belgelendirme programları kapsamında personel sertifikasyonu taleplerinin TSE-PBM´lüğüne iletilmesi, kayıtların uygunluk kontrollerinin yapılması, talep sahiplerine uygunluk durumlarıyla ilgili geri bildirimin yapılması, sertifikasyon hizmet süreçlerinin uygunluk değerlendirilmesi, sınav sonuçlarının değerlendirilmesi, uygun olanlara sertifika düzenlenmesiyle ilgili hususların tanımlanması ve kuralların ortaya konulması, sertifika sahibi kişilerin sertifikalarının yürürlükte, askı ve iptal durumu hakkında bilgi almasıyla ilgili faaliyetleri kapsar.

 

 

2.      SORUMLULAR  

 

? Eğitim Daire Başkanı

? Personel Belgelendirme Müdürü

? İlgili Personel Belgelendirme Komiteleri

? Teknik/İdari Sorumlu

? Büro Elemanı

 

3.      UYGULAMA

 

3.1 Personel belgelendirme programları TSE web sayfasında hizmetlerimiz bölümünde yer alan personel belgelendirme faaliyetlerimiz alanında belirtilmiştir. Personel belgelendirme programlarına ilişkin başvuru işlemleri ve koşullar, TSE web sayfasında yer alan duyurular kısmında kamuoyuna duyurulur.

 

3.2 Başvuru süreçleriyle ilgili TSE web sayfasında banner ve/veya TSE web sayfasında yapılan duyuru ile tüm taraflara bilgi verilir.

 

3.3 Aday katılımcılarımız başvurusunu yapmak istediği programla ilgili olarak belirtilmiş olan şartları karşılayacak şekilde bilgisayar ortamı (yazılım programı) üzerinden veya e-mail veya şahsi olarak PBMye başvurur. Eğer katılımcıların herhangi bir engel durumu varsa, enstitümüz tarafından önlemlerin alınması ve sınav ortam koşullarının sağlanması için katılımcıların başvuru sırasında program sorumlularına durumuyla ilgili bilgilendirmeyi yapması gerekmektedir. (e-mail, telefon vb.) Program sorumlusu katılımcının engel durumu ile ilgili değerlendirmeyi yaparak başvuru sahibine bilgilendirme gerçekleştirir. Başvurusu onaylanan engelli katılımcı için sınav ortam koşullarının uygunluk durumu sınav görevlileri tarafından değerlendirilir.

 

3.4 Sınava katılımla ilgili belgelendirme programında eğitimin ön şart olması durumunda aşağıdaki kurallar geçerlidir.

 

3.4.1 Personel belgelendirme programlarında başvuru için ön şart olarak tanımlanmış olan eğitimler için Türk Standardları Enstitüsünün vermiş olduğu eğitimlere katılmak ile TSE´nin protokoller kapsamında yürüttüğü eğitimlere katılmak, sınava katılım için zorunlu bir ön şart olarak tanımlanmaz. PBM yürüttüğü yönetim sisteminin tarafsızlığı tehlikeye sokacak belgelendirme şartlarıyla ilgili herhangi bir hafifletme gerçekleştirilemez.

 

3.4.2 Türk Standardları Enstitüsünün vermiş olduğu eğitimlere katılanlar ile TSE´nin protokoller kapsamında yürüttüğü eğitimlere katılanlara belgelendirme programlarla ilgili başvuru yapanlar için şartlarda basitleştirme, daha kolay veya daha ucuz olacağı ile ilgili herhangi bir ifade veya ima katılımcılara asla deklare edilmez. Programla ilgili olarak belirlenmiş başvuru şartları tüm katılımcılarımız için aynı şekilde uygulanır.

 

3.4.3 PBM tarafından onaylanmış olan tüm eğitim veren kuruluşlardan eğitim alan katılımcılarla, Türk Standardları Enstitüsünün vermiş olduğu eğitimlere katılanlar ile TSE´nin protokoller kapsamında yürüttüğü eğitimlere katılanlar da aynı sınava girerler ve sınav değerlendirmesi aynı şekilde gerçekleştirilir.

 

3.4.4 Eğitim ve belgelendirme hizmeti kuruluşumuz tarafından verilmektedir. Eğitim birimi ile personel belgelendirme biriminin ayrı ayrı organizasyon şeması bulunmaktadır. Karar almada bağımsızlık ve tarafsızlık ilkesi uygulanır. Karar alma süreçleri bağımsızdır. PBM-PLN-MR-003 Eğitim Daire Başkanlığı Personel Belgelendirme Müdürlüğü Potansiyel Çıkar Çatışmaları Analiz Planında riskler detaylı olarak belirlenmiş ve önlemler açık şekilde tanımlanmıştır.

 

3.4.5 PBM-PLN-MR-003 Eğitim Daire Başkanlığı Personel Belgelendirme Müdürlüğü Potansiyel Çıkar Çatışmaları Analiz Planında belirlenmiş olan önlemler etkin şekilde PBM tarafından uygulanmaktadır.

 

3.4.6 Katılımcılarımıza ilgili program çerçevesinde eğitimi veren personelimiz ilgili program çerçevesinde iki yıl süreyle sınav görevlisi olarak görev alamazlar.

 

3.5 Katılımcılar duyuruda belirtilen süre içinde istenen başvuru evraklarını duyuruda belirtilen yöntemi kullanarak başvuru işlemlerini gerçekleştirirler.

 

3.6 Katılımcıların başvuruları görevlendirilmiş olan teknik/idari program sorumluları tarafından kontrol edilir. Kontrol işlemlerinde başvuru şartlarını karşılamaları durumunda başvuruyu onaylanır. Adayın başvurusunda eksiklik olması durumunda katılımcıya bilgilendirme işlemi gerçekleştirilir, adayın eksik belgeleri tamamlaması durumunda ve kontenjan bulunması durumunda başvurusu onaylanır.

 

3.7 İlgili program sorumluları katılımcının yapmış olduğu başvurunun ilgili programda belirtilen şartları karşılama durumunu kontrol eder. Başvuru dokümanlarının/kayıtlarının yeterli olması durumunda PBM-Müdürüne onaya sunar.  

 

3.8 PBM-Müdürü ilgili program sorumlusu tarafından uygunluğu onaylanmış başvurunun başvuru yapılan program yönünden uygunluğunu kontrol eder.  Uygunsuzluk bulunması durumunda ilgili program sorumlusuna uygunsuzluğun giderilmesi için başvuru dokümanları/kayıtlarını geri gönderir. Başvurunun uygun olması durumunda onaylama işlemini gerçekleştirerek dokümanları/kayıtları ilgili program sorumlusuna iletir.

 

3.9 İlgili program sorumlusu katılımcılara başvuruları ile ilgili kendisinin veya PB-Müdürünün tespit ettiği uygunsuzlukların olması durumunda eksikler yönünden bilgilendirme gerçekleştirir. Bildirilen eksikliklerin tamamlanması yönünden yeniden uygunluk kontrolleri yapılır.

 

3.10 Sınavı gerçekleştirilecek programlarla ilgili olarak; katılımcı başvurusunun az olması, eğitimin gerçekleştirilememesi, sınav görevlilerinin (hasat, yaralanma, hastalık ölüm, birinci taraflarından kaynaklanan sorunlar vb.) sınava katılamama durumu veya Acil durumlarda planlanmış olan sınavlar TSE tarafından iptal edilir. İptal ile ilgili bilgilendirmeler aday katılımcılarımıza bildirilir. Katılımcıların yaşayabilecekleri mağduriyetten Enstitümüz sorumlu değildir.

 

3.11 PB-Müdürü tarafından ilgili programın sınavını gerçekleştirmek üzere sınav görevlisi/sınav görevlileri ve/veya sınav gözetmeni belirleyerek görevlendirme işlemleri başlatılır. Onaylanmış görevliliklere sınav tarihi ve sınav süreci ile ilgili bilgilendirme yapılır. Adayın eğitimine katılmış olan eğitmen adayla ilgili olarak en az iki yıl sınav görevlisi olarak görev alamaz.

 

3.12 İlgili tarihlerde görevlendirilen sınav görevlisi/görevlileri ve/veya sınav gözetmeni tarafından sınav gerçekleştirilir. Sınav görevlileri tarafından sınav yerinin uygunluk kontrolleri gerçekleştirilir. Sınav yeri uygunluk kontrolleri sonucunda sınav yapılamayacağına karar verilmesi durumunda sınav İPTAL edilir.

 

3.13 Sınav yeri ile ilgili olarak aday, sınav yerinin adayın sağlığı ve güvenliğini tehdit edecek bir durum olduğunu sınav görevlisine bildirme şartıyla sınava katılmaz. Daha sonra gerçekleştirilecek olan ilk sınava katılmak zorundadır.

 

3.14 Sınava katılan aday sınav görevlisi veya gözlemcilerden kaynaklanan herhangi bir olumsuzluk tespit etmesi durumunda Personel Belgelendirme Müdürlüğüne şikâyette bulunabilir.

 

3.15 Sınava katılan adayın sınav sonuçlarının açıklanmasından sonraki ilk 15 gün içinde sınav sonucuna itiraz etme hakkı bulunmaktadır. Sınav sonucuna itirazı yazılı veya e-mail üzerinden Personel Belgelendirme Müdürlüğüne iletmek zorundadır. İtiraz bildiriminde Adı/Soyadı, T.C Kimlik Numarası, sınav tarihi ve sınav programıyla ilgili bilgileri açık şekilde belirtmiş olmalıdır. İtiraz değerlendirme sonucunda yasal süre içinde adaya yazılı veya e-mail olarak geri bildirim gerçekleştirilir.

 

3.15 Sınav görevlisi/görevlileri tarafından sınav sonuçları değerlendirilerek ilgili program sorumlusuna iletirler. Sınav sonuçlarıyla ilgili kayıtlar ilgili program sorumlusu tarafından kontrol edilir.

 

3.16 İlgili program sorumluları sınav süreçleriyle ilgili tüm kayıtları programda tanımlandığı şekilde hazır hale getirerek uygunluk değerlendirmesi yapmak üzere PB-Müdürüne iletir. PB-Müdürü kendisine sunulan kayıtları ve dokümanları ilgili programa göre kontrol eder. Kontrol sonucu uygun olması durumunda görevlendirilmiş program sorumlusu personel belgelendirme komitesine onay işlemleri için sunar.

 

3.17 İlgili personel belgelendirme komitesi kendisine sunulan tüm dokümanları ve kayıtları inceler. Sertifikasyon süreçlerinde yapılan faaliyetlerinin uygunluğunu kontrol eder.  Kontrol sonucu uygun olarak değerlendirilen katılımcı için sertifika düzenlenmesini onaylar.

 

3.18 İlgili personel belgelendirme komitesi tarafından sertifika alması onaylanan katılımcılara program sorumluları tarafından sertifika düzenlenir. Düzenlenen sertifika uygunluk değerlendirmesi amacıyla PB-Müdürüne iletir. PB-Müdürü tarafından uygun olarak değerlendirilen sertifikalar e-imza veya orijinal imza (yaş imza) ile imzalanarak onaylanır.

 

3.19 PB-Müdürü tarafından onaylanan sertifikalar katılımcılara yazılım üzerinden veya orijinal imzalı ise program sorumluları tarafından kargo ile gönderilir.

 

3.20 Sertifika almaya hak kazanan tüm katılımcılar sertifikalarını almadan önce PBM-FR-MR-005 Belgeli Personel Taahhütnamesi ve Karşılıklı Anlaşma Şartları Formu imzalayarak PBM´lüğüne teslim etmek veya kargo ile göndermek zorundadırlar.

 

3.21 Katılımcılar sertifika hizmet süreçlerinde yaşayacakları sıkıntılarla ilgili olarak PBM´lüğüne dilekçe ile şikâyetlerini veya isteklerini iletebilirler.

 

3.22 Yeniden belgelendirme, belge geçiş, belge askı ve belge iptal vb. hususlarla ilgili sertifika sahipleri bilgi edinmek istediklerinde görevlendirilmiş ilgili program sorumlusundan gerekli olan tüm bilgileri alabilirler.

 

3.23 Yeniden belgelendirme ve belge geçiş sürelerinin takibi sertifika sahipleri tarafından gerçekleştirilir. Sertifika sahibi yenileme ve geçiş işlemlerini gerçekleştirmez ise ilgili süre sonunda programda belirtildiği şekilde sertifikalarla ilgili askı veya iptal işlemleri gerçekleştirilir.

 

3.24 Belgelendirme programlarında gözetimin bir şart olması durumunda sertifika sahipleri gözetim şartlarını yerine getirmek zorundadırlar. Sertifika sahiplerinin gözetim şartlarını yerine getirmemeleri durumunda sertifikalar için askı veya iptal işlemleri gerçekleştirilir.

 

3.25 Sertifikalı kişiler PBM-FR-MR-005 Belgeli Personel Taahhütnamesi ve Karşılıklı Anlaşma Şartları Formunda belirtilen şartları yerine getirmek zorundadırlar. PBM-FR-MR-005 Belgeli Personel Taahhütnamesi ve Karşılıklı Anlaşma Şartları Formunda belirtilen şartları yerine getirmediklerinin tespit edilmesi durumunda sertifikalar için askı veya iptal işlemleri gerçekleştirilir.

 

3.26 PBM tarafından katılımcının sertifikasının askıya alınması veya iptal edilmesi durumunda 15 gün içinde katılımcı sertifikasını PBMye teslim etmek zorundadır. Sertifikanın askı/iptal edilmesi durumunda kişinin hala sertifikasını kullanmaya devam etmesi durumunda PBM-FR-MR-005 Belgeli Personel Taahhütnamesi ve Karşılıklı Anlaşma Şartları Formunda belirtildiği şekilde yasal işlem süreci başlatılır.

 

3.27 Sertifika sahibi kiş, kendi isteği veya sağlık nedenlerinden dolayı sertifika kullanımını istemediği durumlarda sertifikasını PB-Müdürlüğüne göndererek iptal edilmesi/askıya alınmasını talep edebilir.

 

3.28 PBM tarafından sertifikalandırılan kişilerle ilgili olarak sertifikaların geçerlilik durumu; yürürlükte, iptal ve askı durumuyla ilgili olarak ilgili taraflar bilgi almak istediklerinde aşağıdaki şartları karşılamalıdırlar.

 

3.28.1 Sertifika sahibi kişinin Adı, Soyadı, sertifikanın kapsamı, T.C numarası, sertifika numarası ve sertifika geçerlilik tarih bilgilerini içeren dilekçeyi yazıp onaylayarak TSE Eğitim Dairesi Başkanlığı Personel Belgelendirme Müdürlüğüne göndererek bilgilendirme talebini iletebilir.

 

3.28.2 Sertifika bilgi edinme talepleri için ilgili taraflar TSE web sayfasında hizmetlerimiz bölümü altında yer alan personel belgelendirme bölümündeki sertifika sorgulama başlığı altında yayınlanmış olan PBM-LS-MR-0040 Sertifika Bilgi Edinme Listesindeki iletişim adreslerine ulaşarak bilgi edinebilirler.

 

3.28.3 Sertifika sahibi kişilere ait kişisel bilgiler üçüncü taraflarla paylaşılmaz. Hukuki bir sürecin oluşması durumunda hukuksal kurallar çerçevesinde yasal kuruluşlarla kişisel bilgilerin paylaşımı gerçekleştirilir.

 

 

4 İLGİLİ DOKÜMANLAR

 

TSE - Yönerge (002) Belgelendirme Yönergesi

TSE-PR-009 İtiraz, Şikâyet ve Uyuşmazlık Değerlendirme Prosedürü

(BYN01) Üst Yönetimin Kurumsal Hizmet Prensipleri ve Üst Yönetimin Beyanı

PBM-TL-MR-006 Personel Belgelendirme Komitesinin Oluşturulması ve Çalışma Usulleri Talimatı

TS-GT-01 İtiraz, Şikayet ve Uyuşmazlık Komitesi Görev Tanımı

PBM-TL-MR-011 İtirazların, Şikâyetlerin ve Önerilerin Alınması, Değerlendirilmesi ve Karara Bağlanması Talimatı

 

5 KAYITLAR

 

PBM-FR-MR-005 Belgeli Personel Taahhütnamesi ve Karşılıklı Anlaşma Şartları Formu

PBM-LS-MR-0040 Sertifika Bilgi Edinme Listesi

                                                                

Eski Siteye Dön